Perbedaan PDF dan PDF/A, Format Arsip Jangka Panjang
Apa bedanya PDF biasa dengan PDF/A? Kapan kamu perlu menggunakan PDF/A untuk pengarsipan dokumen penting jangka panjang?
Di dalam artikel ini
Coba Langsung: PDF ke PDF/A
Lihat opsi dan biaya alat sebelum memproses.
Apa itu PDF/A?
PDF/A itu versi khusus dari PDF yang dirancang untuk penyimpanan jangka panjang. Huruf "A" di sini singkatan dari Archive atau Arsip.
Format ini punya standar ISO sendiri, yaitu ISO 19005. Tujuannya satu: memastikan dokumen masih bisa dibuka dengan sempurna 10, 20, bahkan 50 tahun ke depan.
Perbedaan PDF Biasa vs PDF/A
| Fitur | PDF Biasa | PDF/A |
|---|---|---|
| Font | Bisa link ke font eksternal | Wajib tertanam dalam file |
| Enkripsi | Boleh | Tidak boleh |
| Audio/Video | Boleh | Tidak boleh |
| JavaScript | Boleh | Tidak boleh |
| Kompatibilitas masa depan | Tidak dijamin | Dijamin |
Kapan Menggunakan PDF/A?
Tidak semua dokumen perlu PDF/A. Tapi untuk hal-hal seperti dokumen hukum dan kontrak, arsip pemerintahan, dokumen akademik yang perlu disimpan lama, atau laporan keuangan historis, PDF/A adalah pilihan yang lebih aman.
Konversi ke PDF/A dengan KreasiPDF
Kalau kamu perlu mengarsipkan dokumen jangka panjang, gunakan fitur PDF ke PDF/A untuk mengonversinya ke format standar ISO yang terjamin kompatibilitasnya.
Pemeriksaan sebelum dan sesudah proses
Simpan salinan file asli sebelum menggunakan PDF ke PDF/A. Nama file yang jelas, misalnya dengan tanggal atau versi dokumen, membuat hasil lebih mudah ditelusuri ketika kamu perlu membandingkan ulang. Pastikan pula kamu memang memiliki hak untuk memproses dokumen tersebut, terutama jika berisi data pelanggan, rekan kerja, atau lampiran kontrak.
Setelah mengunduh hasil, buka dokumen di perangkatmu dan periksa halaman awal, halaman tengah, dan halaman akhir. Perhatikan teks kecil, tabel, gambar, nomor halaman, serta tautan bila ada. Hasil yang terlihat baik pada layar ponsel belum tentu siap dicetak, jadi lakukan pengecekan terakhir sesuai tujuan dokumen. Jika ada bagian yang tidak sesuai, gunakan file asli untuk mencoba pengaturan lain. Jangan mengirim kata sandi, nomor identitas, atau isi dokumen rahasia saat meminta bantuan.
Jika hasil belum sesuai
Coba periksa format sumber dan ulangi dengan file asli yang tidak mengalami kompresi berulang. Dokumen hasil scan, tabel kompleks, dan font khusus memerlukan pemeriksaan lebih teliti. Catat alat, format file, serta langkah yang kamu pilih bila perlu menghubungi dukungan agar masalahnya dapat ditelusuri dengan jelas.
